¡Las mejores alternativas gratis a Excel (PROBADO en 2024)

Cuando hablamos de usar hojas de cálculo para organizar y analizar datos, es difícil superar a Microsoft Excel. Durante muchos años no ha existido una alternativa fiable que pudiera reemplazar Excel. Sin embargo, el usuario medio no necesita la mayoría de las fórmulas complejas de Excel. En ese caso, ¿por qué pagar una suscripción premium cuando puedes encontrar una herramienta de hojas de cálculo fiable?

Probé más de 20 programas de hojas de cálculo gratis y encontré cinco alternativas que podría recomendar. Todos tienen las funciones necesarias para crear fórmulas complejas y organizar datos, y además son fáciles de usar.

Mi opción número uno es el software gratis WPS Spreadsheet. Puede hacerlo todo con más de 100 fórmulas, gráficos y diagramas llenos de color, y excelentes funciones de diseño y formato. Mejor todavía: es compatible con los formatos CSV y XLSX, lo que significa que puedes integrar sin problemas tus antiguos archivos de Excel en WPS.

Las hojas de cálculo forman parte del paquete WPS Office. Junto con tu descarga gratis, obtendrás Writer, Presentation, PDF Editor y 1 GB de almacenamiento en la nube, para que siempre puedas acceder y compartir tus archivos fácilmente con otras personas.

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Guía rápida: Las 3 mejores alternativas gratis a Excel en 2024

Qué busco en una alternativa gratis a Excel

Después de descargar más de 60 herramientas de hojas de cálculo, descubrí que hay varias alternativas gratis que, aunque tal vez no sean tan exhaustivas como Excel, poseen todas las características que necesito para gestionar mis datos.

Si ya has usado Excel, probablemente estés familiarizado con las fórmulas y funciones que necesitas. Tener que volver a aprender una nueva terminología y atajos de teclado puede acabar siendo frustrante. Las mejores alternativas a Excel copian las mismas funciones principales o tienen un tutorial guiado.

Durante todas las pruebas que hice, descubrí que los siguientes factores eran muy útiles para hacer una transición fluida y me guie por ellos para hacer mis recomendaciones principales.

Fácil de usar

Hay cientos de razones diferentes para usar una hoja de cálculo. Busco un programa que pueda manejarlo todo, desde colocar una lista de invitados en orden alfabético a importar datos de una fuente externa y mantenerlos organizados o crear una tabla dinámica avanzada. Aunque el nivel de dificultad difiere enormemente entre este tipo de acciones, necesitaba un programa que me las facilitara todas. Debía dominar estas acciones a través de prácticos tutoriales o con un asistente guiado que me explicara claramente cómo hacerlo.

Opciones avanzadas de formato

Es importante poder mostrar tus datos de una forma que sea fácilmente comprensible. Algunas de las opciones de formato que busco son agregar monedas, recopilar datos, diagramas o gráficos coloridos, crear tablas y resaltar los valores que se encuentren por encima o por debajo de un número preestablecido.

Compatibilidad con múltiples formatos

Aunque quieras dejar de usar Excel, sigue siendo una de las herramientas de hojas de cálculo más populares del mundo. Por eso es importante que el software alternativo sea compatible con los formatos CSV, XLS y XLSX, de forma que puedas abrir las hojas de cálculo que te envíen, y a su vez otras personas puedan abrir las que tú les envías.

Es práctico que el software sea compatible con las API o VBA para ejecutar secuencias de comandos que puedan importar y organizar automáticamente datos de diferentes fuentes.

Herramientas de colaboración

La colaboración siempre es importante, tanto si estás creando hojas de cálculo para eventos familiares como si teletrabajas o compartes tus datos con clientes o asesores. Prefiero trabajar con programas que estén alojados en la nube, ya que es más fácil compartir los archivos y permiten la colaboración en tiempo real.

Gratis

Si vas a pagar una tarifa de suscripción para acceder a una herramienta de hojas de cálculo, te recomendaría que te quedaras con Excel. Por esta razón, la lista solo contiene programas con descarga gratuita o que se pueden usar gratis en Internet. Algunos tienen un nivel premium de pago, pero solo los he incluido en la lista si la versión gratis ofrece las herramientas que necesito.

Las 5 mejores alternativas gratis a Excel con características similares

1. WPS: Cientos de fórmulas, fácil importación de datos y funciones de formato

WPS ha hecho un gran trabajo a la hora de desarrollar un software gratis que funciona y actúa como las apps de productividad de Microsoft 365. Así que no debería sorprender a nadie que la herramienta de hojas de cálculo sea la mejor alternativa a Excel. Te acostumbrarás rápidamente a su interfaz, ya que tiene una apariencia casi idéntica a la de Excel.

La herramienta de hojas de cálculo es compatible con cientos de fórmulas y tiene todas las tareas, desde las más básicas como organizar listas por orden alfabético o numérico hasta diseñar tablas dinámicas avanzadas para analizar tus datos numéricos y crear una predicción para saber qué aspecto tendrán tus números en el futuro. Viene con asistentes integrados y tutoriales para guiarte y que puedas aprovechar al máximo cada fórmula y herramienta.

Me impresionó lo sencillo que es formatear las celdas, filas y columnas para ver los datos más fácilmente. Puedes establecer reglas usando la fórmula “si esto, entonces eso”. Por ejemplo, si la celda B tiene un valor mayor que la B1, entonces debería ser amarilla. También puedes establecer que ciertos intervalos de datos se introduzcan automáticamente en un gráfico o diagrama.

WPS ofrece una gran selección de plantillas para hojas de cálculo. Se agrupan en categorías como Planificación y programación, Para contables, Para RR. HH., Gestión de proyectos y más. Las fórmulas que necesitas ya están integradas en la hoja y lo único que tienes que hacer es agregar tus datos.

Como parte de WPS Office, podrás vincular fácilmente los datos de tu hoja de cálculo a una presentación o a un documento de texto. También dispone de una herramienta de conversión a PDF, para que puedas convertir tu hoja de cálculo en un PDF y viceversa, el PDF en una hoja de cálculo.

Además de las apps para escritorio y dispositivos móviles, WPS Spreadsheet está disponible en línea a través de WPS Docs, un servicio basado en la nube. Si abres una cuenta gratis en WPS Docs, puedes sincronizar tus hojas de cálculo, acceder a ellas desde cualquier lugar y compartir fácilmente tus datos con otros. Otra ventaja de almacenar tu hoja de cálculo en la nube es que puedes invitar a varios usuarios a la vez a ver, editar y comentar la hoja de cálculo.

Descarga WPS Spreadsheet gratis, y también conseguirás Writer, Presentation y PDF Editor. Aunque viene con cuatro completísimas aplicaciones, es un software ligero que las combina todas en una única interfaz que funciona por pestañas.

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2. LibreOffice Calc: Amplia selección de plantillas con fórmulas preintegradas

LibreOffice es una suite gratis y de código abierto que reúne aplicaciones de productividad de oficina. Calc es su alternativa a Excel, y se diseñó con muchas de las mismas funciones y características. Calc es algo más que una copia de Excel; de hecho, cuenta con algunas funciones que no encontrarás en Excel. Por ejemplo, puedes comparar varias hojas de cálculo, ofrece estilos de formato de celdas adicionales y es compatible con herramientas de hojas de cálculo más antiguas.

Calc posee una amplia selección de plantillas para numerosos tipos de análisis de datos. La ventaja de usar una plantilla es que las fórmulas ya están integradas en la plantilla, por lo que solo tienes que importar o agregar tus datos. También tiene un componente resolvedor que funciona con problemas de optimización y se basa en los datos de otras celdas.

Una de las adiciones más recientes a Calc es que admite varios usuarios para el trabajo colaborativo. Puedes compartir la hoja de cálculo con otros y concederles acceso de edición para agregar o cambiar los datos de las hojas. Sin embargo, las ediciones no se actualizan en tiempo real. El propietario de la hoja de cálculo tendrá que revisar y aprobar todas las ediciones e integrarlas en la hoja de cálculo.

Puedes guardar un documento de Calc en formato ODS de LibreOffice, en CSV o en PDF. También puedes abrir documentos de Excel en Calc, aunque es posible que algunas fórmulas avanzadas no se abran correctamente.

3. Hojas de cálculo de Google: Herramienta de hojas de cálculo basada en la nube con una gran selección de fórmulas

Las hojas de cálculo de Google son una herramienta basada en la web que las hace compatibles con todos los dispositivos. Aunque no tiene tantas opciones de fórmulas como WPS o Excel, puede manejar todas las fórmulas y cálculos básicos que necesita el usuario medio.

Toda la plataforma está alojada en la nube y tu progreso se guarda automáticamente en tu cuenta de Google Drive. Esto es algo crucial, ya que significa que no perderás nada de trabajo si se produce una caída de Internet o si sales del documento sin guardarlo. El inconveniente de los programas basados en la web es que tienes que estar conectado para acceder a tu trabajo.

Como dueño del documento, podrás compartir tu hoja de cálculo con otros usuarios. Selecciona el nivel de acceso y así podrá haber varias personas trabajando a la vez en la misma hoja de cálculo; abre un chat directamente en la página de la hoja de cálculo y deja comentarios. Las hojas guardan un seguimiento del historial de ediciones para que puedas volver atrás y ver qué cambios se hicieron y quién los hizo.

Las hojas de cálculo de Google son gratis para cualquiera que tenga una cuenta de Google.

4. Zoho Sheets: Plataforma basada en la web con colaboración multiusuario

Si estás tratando de evitar Google pero prefieres una plataforma web basada en la nube, Zoho Sheets es ideal para ti. Tiene una interfaz similar a las de Excel y WPS, por lo que debería parecerte muy familiar si ya has usado cualquiera de estos dos programas. Si eres nuevo en el mundo de las hojas de cálculo, Zoho cuenta con un buen tutorial que te muestra los aspectos básicos y analiza las funciones esenciales.

Aunque Zoho Sheets no es tan bueno como WPS en lo que se refiere a funciones avanzadas, puedes importar datos para tus diagramas y gráficos, crear tablas dinámicas y compartir el documento con otros usuarios.

Zoho es compatible con comandos macro seleccionados y tiene acceso en un solo clic a VBA (Visual Basic para aplicaciones) para importar datos. Analiza automáticamente el documento y te avisa de cualquier error o anomalía que encuentre en tus datos.

Zoho Sheets es gratis para equipos de hasta 25 personas. No solo es compatible con Excel, sino que también puedes alternar entre formatos .xlsx, .xls, .csv y .ods sin dañar ninguna fórmula.

5. Spread32: Herramienta básica de hojas de cálculo con más de 300 funciones

Spread32 es una alternativa gratis y decente a Excel, adecuada para proyectos más pequeños. Funciona con una amplia gama de funciones y puede manejarlo todo, desde ecuaciones básicas a matemáticas avanzadas como trigonometría, lógica y finanzas.

También cuenta con las opciones de filtro habituales e importación de datos de la hoja de cálculo a un diagrama o un gráfico. Aunque cuenta con opciones de formato condicional, está limitado a tres puntos de datos solamente.

Spread32 no es ideal si deseas hacer un análisis exhaustivo de los datos. Si necesitas herramientas avanzadas, deberías usar WPS. El motivo es que no puede manejar bien grandes cantidades de datos y está limitado a 256 columnas.

Puedes descargar Spread32 gratis, pero no tiene acceso a la nube y, por lo tanto, no ofrece funciones de colaboración.

Cuando Excel no es para ti

Si quieres un programa gratis con diseño, funciones y formato parecidos a Excel, WPS Spreadsheet es tu mejor opción. Funciona con cientos de fórmulas, permite importar datos y posee un asistente integrado que te guiará por el software.

También tiene una versión basada en la nube, perfecta para compartir tu trabajo y colaborar con otros. Asigna a cada usuario un nivel de permisos para no preocuparte porque algún usuario no autorizado haga cambios. También puedes abrir el documento para recibir comentarios y feedback de las personas relevantes en tiempo real.

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